歯科医院様必見!歯科事務代行 よくある質問Q&A5

こちらで不安を解消して下さい


ご登録前によくいただく質問

≪お問い合わせNo.1のご質問≫ すぐに利用したい!でも参考資料や詳細内容がなくって…

お受けします!資料や内容の準備ができないので、利用をためらっている歯科医院様は非常に多いですが、ご登録いただければできる限りの努力を致します!作品集(簡易冊子)のプレゼントもありますし、弊社作成ブログや、「○○の資料ありませんか?」のご質問にはお答えしております。レベルの高い多くの歯科医院様にご利用いただいております。作成した数は膨大です。以前に作成した医院様の作品からご提案することは可能ですのでご相談ください。ただ、どうしても対応できない場合はご協力ください。公にはしていませんが、依頼書に歯のイラスト等を一生懸命書かれる医院様もいらっしゃいます。そういう場合は、描画をすることもありますので「内容がない…」だけであきらめないでください。アットホームな会社です。このような待遇はサポート料金に含まれています。弊社でしかできないサポート力にご期待ください。

利用に際して何か準備するものはありますか?

最終的に郵送で対応できるサポートなので特に何かを準備いただく必要はありません。
1. 作成詳細(手書きOK)や内容記載の下書き(参考資料)があれば、早く理想に近づきます。
2.自宅又は医院でメール受信できるパソコンがあれば便利です。確認や修正もスムーズ対応できます。
  メールチェックさえできれば大丈夫!返信メールをタイプできればもう完璧です。

パソコンが苦手、白黒FAXや郵送だけでも利用できますか?

全く問題ありません。FAXしかない場合も、作成後の確認は白黒で大丈夫そうな場合はFAXでご確認
いただきカラー作成の場合は色を記載したり郵送でお送りしています。FAX依頼書に確認方法を選ぶ
欄がありますのでご安心ください。ただ、郵送確認は郵送日数は作成日数に含まれませんのでご了承
ください。パソコンなしでご利用の歯科医院様も多いのでご安心ください。

月途中の入会や即日利用でも大丈夫ですか?

作成内容、依頼状況にもよりますが、目安として3作品までなら1週間前、5作品までなら2週間前、
それ以上の作成の場合は、翌月1日からのご利用をお勧めします。オプション作成は月途中のご利用でも翌月末までの延長対応が可能なのでお気軽にご利用ください。以外のプランは、毎月末日〆の為、末日までに修正・発送までできるようお返事をお願いいたします。
確認に時間がかかる医院様は月初めからご利用ください。
弊社からお送りする資料の中に新規登録申込用紙が入っています。当日利用又は翌月利用の選択を
 していただけるようになっています。

翌月からの利用にしたいのですが、忘れて月日が経ちそうで…

ご安心ください。メールアドレスのある医院様にはメール、FAXのみの医院様にはFAXでご利用開始案内をさせていただいております。尚、ご利用開始前でも事前受付にも対応していますのでご利用月でなくても事前にご依頼いただいても結構です(翌月のご依頼いただいても作成は翌月1日〜とさせていただきますことはご了承ください)早期依頼は必ず「翌月分」とお知らせください。

フリーメールアドレスでの利用でも大丈夫ですか?

大丈夫です。Hotmail,Gmail,Yahoo mailでもご利用いただけます。
最初は、迷惑フォルダに入る可能性もございますので、フォルダーのチェックをお願いいたします。

地域が同じ歯科医院が申し込んだらどうなるの?・・・

弊社のサポートは原則として1エリアに3歯科医院様を限度とさせていただいており、既に資料請求の時点でお断りさせていただいている地域もございます。資料請求をし、資料が届いている場合はまだ大丈夫だとお考えください。独自のきめ細かなサービスとして、他院との差別化にご活用いただけます。医院経営戦略、経費削減そして効率化・活性化にご利用ください。

訪問して説明していただくことは可能ですか?・・・

少人数で、多くの医院様をサポートさせていただいておりますので、基本的に、TOPページ右側にある
『 無料相談フォーム 』 又は 『 お電話 』でお願いいたします。訪問は関西圏の歯科医院様なら、土・日に訪問、説明は可能です。ただ、遠距離になりますと件数がまとまった時点でのご訪問になりますので 『 ご利用の手引き 』 という弊社のサポート内容をまとめた詳しい冊子を用意しております。一度、資料請求をしてみて下さい。ほとんどの歯科医院様が『 ご利用の手引き 』をご覧いただきご登録いただいております。


作成全般について

資料やデータを作ってもらうのに何日かかりますか?・・・

ご依頼時のご指定日に基づいて、期日どおりにお作りしていますのでご安心ください。早くできることも多々ございます。あまりに複雑な場合は、作成日数をご相談させていただくこともあるかもしれません。通常はご指定なしでも1~4日でご確認いただいております。使用写真やイラストにご指定がある場合はメールに添付してお送りください。少し余裕をもってご依頼いただくようお願いいたします。

依頼するとき、写真やイラスト、デザイン・イメージは用意しないといけませんか?・・・

こだわりがなければ、画像やイラストはいろいろ準備していますので、弊社のものでよろしければお送りいただく必要はありません。デザインに関してもお任せいただいて結構ですが、ご依頼時の内容と大きく異なる場合は、次の1作品としての受付とさせていただきますのでご注意ください(何度もデザインを修正することは、しっかりとご依頼いただいている医院様の作成を遅滞させてしまう要因になってしまうためです)。各歯科医院様の院内や外観写真を使っての作成は、撮影してお送りいただく必要があります。モノクロFAXだけで多数の画像や特殊なイラストがある場合は、郵送でお送りください。

スタッフ全員の名刺を作りたい…一人各1作品ですか?・・・

いいえ。よくご質問いただきますが、名刺サイズ専用紙での作成で、名刺等のスタッフ分必要な場合は、同月にまとめてのご依頼に限り、デザインに変更がない場合に限り、1作品で全員分作成しますのでご安心ください。名刺に個々の似顔絵を掲載される場合も、名前と人物イラストの差替えまでは1作品で対応させていただきます。タイトルや項目が変わる場合は各1作品となります。

作成で受けてもらえない依頼はありますか?・・・

ございます。
 A. リスニングタイピング(勉強会等の録音内容をタイプしてほしい等)はお断りしております。
 B. 友達(知人)医院の代理作成、又は仲介や作成。
  1医院様1サポート制です。  Bの場合は別途「単品作成プラン」でお受けします。
  仲介業者やコンサルタントが入る医院様のご依頼や修正は、規約に反するため、ご利用は
   お断りします。他社が介入して作成できる安易な作成ではありません。院長先生とスタッフの
   方のみがご利用できるサービスです。どうかご了承ください。

作品数がオーバーした時はどうなりますか?・・・

弊社が勝手にサポートプランを上げ、ご請求することはありませんのでご安心ください。
事前受付-「翌月分」の記載がなければご連絡いたします。作品依頼数は弊社で管理させていただいております。ご依頼をいただいた時点で、作品数をオーバーする場合は作成前にお知らせしますので、来月に回すか、毎月20日までならプランをあげるかご検討ください。

月が明けてからのデータ修正は1作品にカウントされますか?・・・

修正内容により異なります。ご利用いただいてる月の作成に関しての修正は、満足いただけるまで何度も対応致します。また、年月の経過と共にいろいろ内容が変わることもあると思いますので文字関連(文字の一部置換や削除、金額変更)はサービスとして、作品数にカウントしません。
月が変わってから、デザイン・レイアウトが変わる場合の変更のみ作品数にカウントとさせていただきます。
また、年度が変わるものは新たにご利用とし1作品とさせていただきます。無料修正は、サービス対応のため、しっかりと境界線を設けさせていただいております。修正したものは、弊社での保管データは上書保存させていただきます。


料金・期間・プランについて

初期登録費用等はかかりますか?・・・

入会金をはじめ、頭金等の初期費用も一切かかりません。ご安心下さい。

作品数が残っているのですが、翌月に繰り越せますか?・・・

申し訳ございません。作品数の繰越は行っておりません。毎月末締めのサポートになりますので
ご理解をお願いいたします。なお、付属用紙枚数に関しても同様です。

月が明けてからのプラン変更は可能ですか?・・・

プランを下げられる場合、月末までのご連絡が必要です。今月のプランをあげたい場合は今月の20日までにお知らせいただければ当月のプランでも変更可能です。尚、プランを上げられる場合は差額のみ
UPとなりますのでご安心ください。

拘束期間が「なし」と書かれていますが、1ヶ月だけでもいいのでしょうか・・・

大丈夫です。不定期利用でも、しっかりサポートさせていただきます。ご利用医院様の満足度を重視したサポートです。ご満足・必要性が増した場合は継続いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

通常作成とオプション作成の違いはなんですか?

作成する工程が異なります。通常作成は、即日対応が可能で、WEB画像でも大丈夫な作成です。オプション作成は、作成するテンプレートも異なり、画像もデジカメ撮影レベルの解像度が必要な為、色の校正にも時間がかかるため、3日〜2週間ほどでご確認まで作成日数がかかります。よって、オプション作成は事前にお知らせいただく必要があります。

月々のサポート料金以外にかかる必要はありますか?・・・

ご利用料金と特典をご覧いただき、付属用紙の枚数が超えない場合、オプション利用時(通常オプションを含む)の場合以外には追加の請求はございませんのでご安心ください。

その月に利用がなくても、毎月サポート料金は必要でしょうか・・・

定期作成を併せてご利用の医院様には違和感なくご利用いただけると思いますが、必要毎に作成依頼をされる医院様は注意が必要です。弊社では、毎月自動更新でご請求額が確定します。よってご利用に関係なく毎月サポート料金はかかります。これは医院様のご都合ということで理解させていただいております。翌月ご利用にならない場合は利用月の末日までに事前にお知らせいただくことが原則です。前月にお知らせいただいていない、医院様のご都合でご利用がなかったと判断せざるを得ないのでよろしくお願いいたします。

退会、または一時的に利用を休止したい場合はどうしたらいいですか?・・・

ご利用月の末日までに、メール,電話,FAX等でご連絡いただければ結構です。できれば必要経費として
弊社のサポートを末永くご利用いただければと願っております。退会手続き書類等はございませんので、ご利用はご連絡いただいた末日までとなります。日割り計算はございません。一時休止も一度退会扱いとさせていただきます。作成データや医院情報は退会日から2年間(オプション作成のデータは5年間)、口座振替は銀行側の期日まで保護させていただきます。
作成がなくても再印刷のご依頼がある場合は、サポート料金にかからない印刷(再印刷)プラン
ございます。
印刷(再印刷)プランサポートをご利用いただくと、発送日からまた2年間(オプションは5年間)
保持できます。ただし、別途、事務手数料(500円+税)がかかります。

再入会の場合はどうなりますか・・・

再入会はご利用停止(休止含)日からデータ削除前までは再度「新規申込書」をご記入いただく必要はありませんので、メール・電話・FAXで再開をお知らせいただけましたら、すぐに再開いただけます。ただし、担当が変わる可能性があることと、システムが変わっていれば新しい資料に従っていただくことになります。また一地域に3医院様がご利用中の場合は再入会できません。システム変更時は新しい資料をお送りしますのでご利用されるプランをお知らせください。

付属用紙枚数が超えた場合は・・・

追加料金の詳細はご利用料金と特典をご覧ください。


印刷について

【送料込み】と記載されていますが、発送日からどれくらいで届きますか?

確認のご返答をメール・FAX・電話等でいただければ、14:00までのご返答分は、当日発送です(在庫不足の場合は1日遅れます)!配送方法は、基本的に【ゆうメール】で医院様のポストに投函されます。日数も、ゆうメールの為、通常の手紙等と同じで、関西・関東地方は翌日にお届けできます。東北、九州エリアでも2日でお届けできます。また、部数が多い場合は、宅配便でお送りしております。どちらの場合も送料は弊社が負担いたしますのでご安心ください。

データと印刷完成品を両方いただくことは可能でしょうか・・・

いいえ。下記1,2のどちらかになります。
1.データをお送りして、医院様で印刷していただく、
2.完成品の必要枚数をお知らせいただき、医院様に発送する。
  のどちらかになります。尚、オプション作成のデータ、名刺サイズ専用紙でのデータ送信はできませんので、お気をつけ下さい。

データ持込印刷と持込資料のラミネート加工はどうなりますか?・・・

下記にアクセスしてください。まとめて記載しております。
 ⇒ 持込みに関する印刷・ラミネート加工について

完成品の発送時に複数の用紙、サイズで印刷をしてもらえますか?・・・

通常印刷は、1作品に対し、完成品での発送を普通紙○○枚、院内光沢紙とラミネート加工○○枚等の
複数の印刷での完成品の同時発送にも対応しております。定形サイズへの拡大印刷が可能ですのでご利用ください。オプション印刷は実際の作成サイズでないと対応できませんのでご注意ください。

オプション印刷用のデータを持ち込みたいのですが・・・

お受けしております。ただし、持込みデータの印刷前に弊社の印刷機に対応した色補正を行う必要があります。いずれかのプランにご加入の有無に関係なく、オプション印刷をご希望で、データを持ち込まれる場合は、印刷機の色合わせが必須のため、用紙代と配色手数料¥5,000(税別途)が必要です。

完成品が届いてから訂正に気付いたのですが、交換は可能ですか?…

事前に確認していただき「OK」をいただいてからの発送となっておりますので、交換という対応は
お受けできません。確認に期日を設けておりませんのでご利用月中に完成品の発送ができるようにしっかりご確認ください。データ修正を依頼いただき、次回からに備えていただくか、必要枚数をお知らせいただきましたら再送は可能です。ただし、新たに用紙枚数はカウントとされます。

記載のない用紙やシールは無理ですか?…

ルーズリーフのような穴の開いた用紙や、全面シール等でも対応させていただいたこともあります。
一度ご相談ください。一番医院様に負担のかからないご提案をさせていただいております。

はじめから色の付いた用紙で印刷してほしいのですが・・・

カラー用紙
カラーは上記の指定色を準備しております。カラー用紙はA4サイズまでです(背景に濃いベタ塗りはオプション印刷のみ可能です)。カラー用紙は印刷結果が弊社の白の普通紙と比べても少し劣りますので、普通紙計算とさせていただいております。

現在利用休止中なのですが、再印刷だけは毎月してほしい・・・

今は何も作成を必要とされない医院様の再印刷(通常印刷・オプション印刷)のご利用が可能です。
トップページにも記載しておりますが「利用休止中の再印刷」のページ⇒ コチラ をご覧ください。



当月作成した作品の修正に関するご質問

修正依頼は、どのようにしたらいいですか?・・・

ご依頼と変わらず、メール・FAX・お電話でお受けしております。
修正は当日〜遅くても1日で対応いたします。⇒ 修正時には修正箇所をはっきりお知らせください。
 当月作成した作品の修正は末日まで満足いただけるまで修正いたします。

1.メールの場合
  メールで修正依頼がラクで便利。文面でお知らせいただける場合に修正箇所をお知らせください。

2.ファックスの場合、メールでご確認いただいた場合も、画像ファイルをお付けしておりますので、
  複雑な修正時には、お送りした画像を印刷いただき、塗りつぶし部分に文字が入ると見えなく
  なりますので、以外の場所に修正箇所をご指摘ください。

3.お電話の場合
  担当に修正箇所をお知らせください。

 修正箇所は、ピンポイントでご指摘ください。作成は既に完了しております。
  担当が、これ以上はないと判断した結果になりますので、曖昧なご返答では対応できません。
  色までご指定いただいて結構ですので「いたちごっこ」にならないようにお願いいたします。

その他のご質問

TOPページのスポンサードリンク(優良:学会・歯科医院様)に当院も掲載してほしい・・・

申し訳ございません。こちらは、A. 1年間単位で、年額30,000円(税別途)が必要です。掲載を希望される場合は、下記「無料相談フォーム」よりお知らせ下さい。ご登録院様以外でも受け付けております。

歯科ではないのですが、異業界の受入れは無理ですか?

場合によります。弊社は原則は歯科の事務サポートになります。ただ、このようなご質問が多いため、できるものは対応可能です。今まで、駄菓子店の割引カードや、八百屋さんなどの小売店の料金札などをお作りさせていただいています。料金を含め、ご相談は下記「無料相談フォーム」か「お電話」でお受けしておりますので、お問い合わせください。




他にご質問等がありましたら下記「無料相談フォーム」よりお知らせ下さい。早急にお返事させていただきます。
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